Wie sag ich’s bloß?! Unangenehme Themen ansprechen

Wie sag ich’s bloß?! Unangenehme Themen ansprechen

Was tun? Dein Kollege müffelt, deine Chefin telefoniert in der Lautstärke einer Bahnhofsdurchsage und dein Praktikant überzieht ständig seine Mittagspause. Und du kannst und willst das nicht länger hinnehmen, sondern es MUSS sich einfach etwas ändern! So weit, so wildentschlossen. Aber dann wird dir klar, dass DU das unangenehme Thema ja ansprechen musst. Und zwar nicht gegenüber irgendwem, sondern gegenüber der betreffenden Person selbst, im schlimmsten Fall auch noch von Angesicht zu Angesicht. Ein Alptraum! 😱

Es gibt viele Themen, die wir so peinlich finden, dass wir sie kaum über die Lippen bringen. Aber warum sind unangenehme Themen so schwierig anzusprechen?

Eigentlich ist es ganz einfach: Wir vermeiden schwierige Themen aus Angst vor negativen Konsequenzen. Wir wollen:

  • gute Beziehungen zu anderen Menschen
  • unser Gegenüber nicht kränken oder verletzen
  • akzeptiert & gemocht werden
  • unseren Status festigen & ausbauen 
  • und unseren Kopf behalten

Einige Themen wie Körpergeruch, sexuelle Anzüglichkeiten oder Alkoholprobleme sind außerdem gesellschaftlich immer noch tabuisiert, d.h. wir empfinden sie als besonders heikel oder peinlich.

Kein Wunder also, dass wir unangenehme Gespräche vermeiden und potenziellen Konflikten lieber aus dem Weg gehen. Auch ich hab schon öfters gebetet: „Bitte, lieber nicht vorhandener Gott, mach, dass das weggeht!“ Das Gemeine ist: Ungeklärte Konflikte gehen nicht einfach weg, sie gehen mit uns mit. Sie verfolgen uns so lange, bis wir sie gelöst haben. (Urgh, warum sind Life Lessons eigentlich immer so unbequem?) 

Und genau deswegen gehen wir das Thema jetzt an und führen dieses unangenehme Gespräch! 💪

1. Warum du unangenehme Themen ansprechen solltest

Seien wir ehrlich: Das Aufregen und Lästern mit anderen über die schlimmen Eigenschaften oder Verhaltensweisen bestimmter Person hilft uns vielleicht, kurzfristig Dampf abzulassen. Aber an der eigentlichen als problematisch empfundenen Situation ändert sich dadurch überhaupt nichts. Im Gegenteil: In dir verfestigt sich nur immer mehr der Gedanke, wie UNMÖGLICH die andere Person ist. Es gärt in dir und kocht und mit jeder Woche und jeder Wiederholung wird dein Unmut größer. Bis du irgendwann platzt und der anderen Person wütend alles an den Kopf schleuderst, was du jemals Negatives über sie gedacht hast. Oder du kündigst, beendest die Beziehung oder rächst dich mit sonst einer destruktiven Aktion.

Ich sach nur: Eskalationsspirale. Man unterschätze nie die menschliche Fähigkeit, sich in etwas hineinzusteigern! 😉

Aber mein innerer Lifestyle- und Erleuchtungscoach mittleren Alters im lachsfarbenen Lacoste-Poloshirt ruft verheißungsvoll: „There’s a better way!“

Und damit hat er ausnahmsweise recht. Du kannst durchaus Gespräche über unangenehme Themen führen, ohne dass irgendwelche Köpfe rollen. Die magische Fähigkeit dafür nennt sich: communication skills (eine der vier wichtigsten Fähigkeiten für das 21. Jahrhundert).

Mach dir als erstes bewusst, dass Konflikte ganz normal sind und zum Leben dazugehören, du kannst sie kaum vermeiden. Und sie bieten dir die Chance, zu wachsen und dazuzulernen. Durch gute kommunikative Fähigkeiten kannst du schwierige Themen nicht nur leichter ansprechen, sondern du kannst die Gespräche nutzen, um deine Beziehungen sogar zu verbessern. (Whaaat?! Wie krass ist das denn bitte?)

Die folgenden Tipps helfen dir, dein unangenehmes Anliegen so zu formulieren, dass dein Gegenüber es möglichst annehmen kann. Also: Gönn dir einen Mutausbruch und SPRICH. DAS. THEMA. AN!

Trau dich, unangenehme Themen anzusprechen

2. Ein unangenehmes Gespräch vorbereiten

Das Allerwichtigste, wenn du ein schwieriges Gespräch führen willst, ist die richtige Einstellung. Du kannst ungeschickte Worte wählen oder herumstottern, aber deine Motivation, deine Absicht und dein Umgang mit der anderen Person sind entscheidend für den Gesprächsverlauf. 

Frag dich also zuerst: Aus welcher Intention heraus führst du das Gespräch?

Hint: Dein Motiv sollte immer sein, dem anderen zu helfen, an einem bestimmten Verhalten etwas zu verbessern. Es sollte dir niemals um Bestrafung oder Abwertung gehen. Sieh dich also nicht als Richter*in, sondern als Teil der Lösung, d.h. greif nicht die Person an, sondern löse gemeinsam mit der anderen Person das Problem.

Die zweite Frage, die du dir vorbereitend stellen solltest, lautet: Was genau ist eigentlich das Problem?

Mach dir klar, worum es dir ganz konkret geht. Welches Verhalten empfindest du als problematisch? Welche Folgen hat das Verhalten für dich/das Team/…? Es reicht, wenn du dir 2-3 klare Sätze dazu notierst.

Und die dritte wichtige Vorbereitungsfrage ist: Was willst du mit dem Gespräch erreichen?

Mit welchem Ergebnis willst du aus dem Gespräch gehen? Angeblich sind gute Ziele SMART formuliert, also spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und terminiert. Ob das in der Praxis immer mit dieser Formel geht, sei mal dahingestellt, aber es schadet auf jeden Fall nicht, bei deiner Zielformulierung möglichst konkret zu werden. Wichtig ist, dass du im Nachgang überprüfen kannst, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. 

Gesprächsziele festlegen

Schreib dir die Antworten auf diese Fragen am besten wirklich auf. Was in deiner eigenen Handschrift auf einem Blatt Papier steht, ist viel verbindlicher, als wenn dir nur die entsprechenden Gedanken im Kopf herumschwirren. Und es hilft dir, dich während des Gesprächs daran zu erinnern, wo du eigentlich hinwillst.

Außerdem ganz wichtig: Übe das Gespräch vorher! Wir wurden alle nicht mit perfekten Kommunikations-Skills geboren und vieles von dem, was wir wissen, wenden wir viel zu selten an. Schwierige Gespräche erfolgreich zu führen – das ist praktisch die Top-Liga, das wuppen die wenigsten einfach so aus dem Stand. Das müssen wir üben und anwenden und auswerten & nochmal von vorn. (Wenn du hier Bedarf hast, dann wende dich gerne an mich!)

3. Der richtige Gesprächsrahmen

Als Grundregel gilt: Führe unangenehme Gespräche immer unter vier Augen, niemals vor anderen Menschen! Einzige Ausnahme: Bei einer potenziell heiklen Situation (z.B. männlicher Chef bittet eine Mitarbeiterin, Oberteile mit weniger Ausschnitt zu tragen), solltest du eine neutrale Person als vertrauliche*n Zeug*in bei dem Gespräch dabei haben.

Such dir einen möglichst ungestörten und neutralen Ort, z.B. ein leeres Büro oder den Meetingraum. Notfalls geht auch dein Büro oder das deines Gegenübers, falls keine anderen Personen anwesend sind. Um auch physisch auf Augenhöhe miteinander zu sprechen, solltet ihr beide stehen oder beide sitzen. Oder ihr geht zusammen eine Runde spazieren, das lockert die Gesprächsatmosphäre etwas auf.

Wenn kein unmittelbarer Handlungsbedarf besteht, dann „überfalle“ die andere Person nicht spontan, sondern kündige deinen Gesprächswunsch an, z.B. für den nächsten Tag. So hat die andere Person die Möglichkeit, sich innerlich auf das Gespräch vorzubereiten.

Warte aber nicht zu lange, um ein unangenehmes Thema anzusprechen. Lass maximal eine Woche verstreichen. So stellst du sicher, dass deinem Gegenüber die Situation noch präsent ist, und vermittelst nicht den Eindruck, dass du seit Monaten nachtragend bist. Wenn du diese Zeitspanne verpasst hast, warte, bis das Verhalten erneut auftritt, und äußere direkt danach deinen Gesprächsbedarf.

Gesprächstermin vereinbaren

4. Vier Regeln für gute Gespräche

  • Sei klar & direkt beim Inhalt und rede nicht um den heißen Brei herum. Je länger ein solches Gespräch dauert, desto unangenehmer ist es für alle Beteiligten. Fass dich also kurz und komm möglichst direkt auf den Punkt.
  • Bleib sachlich in der Formulierung. Versuch, die Situation oder das von dir als problematisch empfundene Verhalten so zu beschreiben, als wärst du eine neutrale Kamera, die nur beobachtet und nicht bewertet. Bleib hier also auf der Sachebene und bei den nachprüfbaren Fakten.
  • Erkläre kurz, wie du den Sachverhalt empfindest und verwende dabei vorrangig „Ich“-Botschaften statt „Du“-Botschaften („Ich empfinde …“ / „Für mich …“ statt „Du machst / bist …“). So wirkst du nicht unnötig anklagend, sondern bleibst bewusst bei dir und deiner Wahrnehmung der Dinge.
  • Sag alles, was du sagen willst, aber tu es auf wertschätzende Weise & in einem respektvollen Tonfall. Dein Gegenüber ist ein Mensch, genau wie du. Einer der schönsten Sätze aus der Literatur, der gleichzeitig einen fantastischen Leitsatz fürs Leben abgibt, stammt von Arthur Golden: 

“We none of us find as much kindness in this world as we should.”  
(Niemand von uns erfährt in dieser Welt so viel Freundlichkeit, wie wir bräuchten.)

5. Der ultimative Leitfaden für unangenehme Gespräche

Und weil es in uns drin nun ganz freundlich und wohlwollend ist, spielen wir so ein schwieriges Gespräch jetzt mal an einem der unangenehmsten Beispiele durch, die es gibt: penetrantem Körper- und Schweißgeruch! (Okay, atme, atme, behalte dein Wattebauschgefühl bei, es wird alles gut, bleib in deiner positiven Energie … 😉 )

So gehst du vor:

5.1 Gesprächswunsch ankündigen

Wenn du das unangenehme Thema direkt ansprechen willst:

„Hey Kim, hast du einen Moment? Ich würd gern kurz mit dir sprechen.“

Wenn du einen Termin für das Gespräch vereinbaren willst:

„Kim, ich würde gern mit dir (über unsere Zusammenarbeit) reden. Passt es dir morgen früh um 10 Uhr?“

5.2 Gesprächseinstieg finden

„Das Thema ist vermutlich etwas unangenehm, aber mir ist eine gute Arbeitsbeziehung mit dir wichtig, daher möchte ich dir gern zu einer Sache eine Rückmeldung geben. Ist das in Ordnung für dich?“

Du glaubst gar nicht, was für einen gewaltigen Unterschied es macht, ob du jemandem unerwartet, ungefragt & ungebeten eine Rückmeldung gibst, oder ob du dir vorher die „Erlaubnis“ dazu eingeholt hast. Die Ohren deines Gegenübers werden viel offener sein, wenn sie oder er dich vorher quasi aufgefordert hat, zu sprechen.

5.3 Kurz & knapp das unangenehme Thema ansprechen

„Mir ist aufgefallen, dass du an manchen Tagen nach Schweiß riechst.“

So, das war’s. Wir können nach Hause gehen. Done! 👏

Na ja, also fast. 😉 Das Wichtigste ist jedenfalls raus. Sag an dieser Stelle, wenn es dir irgend möglich ist, nur einen einzigen Satz. Formuliere diesen Satz so neutral und sachlich wie möglich. Gute Einleitungen sind: „Mir ist aufgefallen, dass …“ oder „Ich habe bemerkt / beobachtet, dass …“.

5.4 Auswirkungen schildern

„Wir arbeiten hier auf relativ engem Raum zusammen und ich reagiere auf Gerüche sehr sensibel. Manchmal empfinde ich den Schweißgeruch als so störend, dass ich mich ungern länger in deiner Nähe aufhalte. Das ist schade, weil ich dich als Kolleg*in sehr schätze. Es fällt mir nicht leicht, das Thema anzusprechen, aber ich bin mir sicher, dass wir eine Lösung dafür finden.“

Geh hier vor allem darauf ein, wie sich die Situation oder das Verhalten auf dich oder deine Arbeit auswirkt. Formuliere deine Sätze dabei ganz bewusst in Ich-Form. Vertief das Thema nicht zu sehr, das ist keine Gerichtsverhandlung, in der du recht bekommen willst, sondern eine konkrete Beschreibung mit dem Ziel, das Problem aus der Welt zu schaffen.

Schwierige Gespräche führen

5.5 Frage stellen

Lade dein Gegenüber ein, seine oder ihre Sicht der Dinge mit dir zu teilen:

„Was meinst du dazu?“ / „Wie siehst du das?“

Bereite dich innerlich auf eine der folgenden drei Reaktionen vor:

  • Du wirst Zeug*in eines Gefühlsausbruchs vom Feinsten: Rechtfertigen, laut werden, in Tränen ausbrechen, aus dem Zimmer stürmen, zum Gegenangriff übergehen, … (aka „Was passiert, wenn man den roten Knopf drückt?“)
  • Dein Gegenüber schweigt und sagt gar nichts. Eine unangenehme Stille breitet sich aus. Du wiederholst die Frage. Nichts. Du wiederholst deine gesamte Ansprache. Grillenzirpen. (awkward!)
  • Dein Gegenüber ist zwar etwas pikiert, schildert aber die Situation aus seiner oder ihrer Perspektive. Glückwunsch! Das ist die Art von Dialog, die zu einer konstruktiven Lösung führen kann. Mit dieser Reaktion machen wir hier weiter. Die ersten beiden behandele ich unter „Gesprächshürden meistern“ weiter unten.

Wenn die andere Person jetzt spricht, dann hör ihr gut zu. Es ist wichtig zu wissen, wie die andere Person die Sache sieht, welche Gründe & Ursachen das Verhalten möglicherweise hat und ob du bestimmte Fakten oder Hintergründe einfach nicht kennst (z.B. eine Krankheit oder belastende Umstände im Privatleben). Hier findest du konkrete Tipps zum aktiven Zuhören.

Achte gleichzeitig darauf, dass dir das Gespräch nicht aus der Hand gleitet. Dein Ziel ist ja weiterhin die Lösungsfindung. Frag also durchaus ganz direkt:

“Okay. Wie können wir das Problem lösen? / Was können wir dagegen tun?”

Geh bewusst in den Dialog und versuch, gemeinsam die beste Lösung für euch beide zu finden. Bleib dabei offen & neugierig. Vielleicht hilft dir die Vorstellung, ein*e Forscher*in zu sein: Dein Gegenüber ist das neue, unbekannte Terrain, das es zu erkunden gilt. Du kannst inhaltlich durchaus anderer Meinung sein, aber emotional trotzdem verstehen, wo dein Gegenüber steht.

5.6 Eigenen Vorschlag oder Wunsch äußern

Wenn sich die gemeinsame Lösungsfindung schwierig gestaltet, kannst du auch selbst einen Vorschlag machen oder einen konkreten Wunsch äußern:

„Darf ich einen Vorschlag machen? [Meistens darfst du.] Körpergeruch kann natürlich gesundheitliche Ursachen haben. Vielleicht reicht es aber auch schon, morgens zu duschen oder ein Wechseloberteil mitzubringen. Unser gutes Arbeitsverhältnis ist mir wichtig, daher hoffe ich, dass das Thema Körpergeruch künftig keine Rolle mehr zwischen uns spielt.“

5.7 Einverständnis sichern & Hilfe anbieten

„Bist du damit einverstanden? / Ist das für dich in Ordnung?

Geh nicht ohne die Zustimmung der anderen Person aus dem Gespräch. Ihr solltet beide mit dem Ergebnis einverstanden sein. Wenn möglich, laste auch nicht die ganze Verantwortung für das Gelingen der anderen Person an, sondern frag:

“Kann ich dich dabei unterstützen?”

Überlegt zusammen, welche Ressourcen euch zur Verfügung stehen, um das Problem zu lösen. Braucht ihr ggf. auch externe Unterstützung? 

Durchsetzungsvermögen

5.8 Gespräch beenden & bedanken

Beende das Gespräch immer, indem du dich bei deinem Gegenüber bedankst:

„Danke, dass du dieses Gespräch mit mir geführt hast, das war nicht einfach. Ich weiß das wirklich zu schätzen.“

Vereinbart ggf. einen Follow-Up-Gespräch nach 3-4 Wochen, um zu besprechen, wie gut die Veränderung bisher funktioniert.

Diese acht Schritte & Beispielformulierungen sind außerordentlich hilfreich, um so ziemlich alle Arten von unangenehmen Themen anzusprechen. Schnapp dir hier das kostenlose Template mit allen Schritten auf einen Blick & probier es aus! 

Im letzten Abschnitt schauen wir uns jetzt an, was du tun kannst, wenn dein Gegenüber nicht konstruktiv auf dich reagiert. Denn auch dafür gibt es Lösungen. 💪

6. Besondere Schwierigkeiten

6.1 Dein Gegenüber reagiert aggressiv oder defensiv

Wenn du es nicht zufällig mit einem Communicorn 🦄 zu tun hast, das sich für dein Feedback bedankt und mit dir konstruktiv und sachlich über Lösungsmöglichkeiten spricht (Darf ich spoilern und verraten, wie oft das vorkommt? Darf ich, darf ich?), dann erwartet dich in der Regel eine der folgenden entzückenden Reaktionen: mauern, weinen, rechtfertigen, schreien, schweigen, anklagen oder beleidigt sein. 

Uffz. Aber nicht aufregen: Das ist ganz normal und zu erwarten. So sind wir Menschen einfach verdrahtet. Wenn dein Gegenüber nicht abwehrend reagiert, solltest du möglicherweise einen Krankenwagen rufen. In allen anderen Fällen, denk dir einfach: “Fantastisch, er lebt noch!” 🙂

Atme tief durch, bleib ruhig und warte ab. Nimm nicht zurück, was du gesagt hast, sondern lass die Person erst einmal sprechen. Defensives Verhalten zielt meistens darauf ab, Gespräche in andere Bahnen zu lenken. Lass dich aber nicht beirren, sondern konzentrier dich weiterhin darauf, eine Lösung zu finden.

Ruhe bewahren und atmen

Wenn von der anderen Person vor allem Rechtfertigungen, Erklärungen oder Anklagen kommen, dann lenk das Gespräch zurück zur Ausgangsfrage, z.B. so: 

“Ich verstehe. Was können wir in Zukunft tun, um das zu verhindern?”

„Ich weiß, dass das schwierig ist. Lass uns versuchen, eine Lösung dafür finden.“

6.2 Dein Gegenüber schweigt

Falls dein Gegenüber gar nicht reagiert und dich anschweigt, dann sprich das Verhalten konkret an:

„Ich weiß nicht, wie ich dein Schweigen interpretieren soll.“

Du kannst auch laut eine Vermutung darüber anstellen, was dein Gegenüber jetzt möglicherweise denkt oder fühlt:

„Ich habe den Eindruck, dass du nach den richtigen Worten suchst oder am liebsten gar nichts dazu sagen möchtest. Oder irre ich mich?“

Damit öffnest du den Raum für eine Zustimmung, Erklärung oder Gegendarstellung. Und – das ist das Wichtigste – du kommst wieder in den Dialog und Austausch. Mach deutlich, dass dich die Sichtweise deines Gegenübers wirklich interessiert. Denn nur, wenn ihr miteinander redet, könnt ihr eine gute Lösung finden.

6.2 Trotz mehrfacher Gespräche ändert sich nichts

Du hast das Thema bereits mehrmals angesprochen (und das solltest du, denn Menschen können sich & ihr Verhalten meist nicht einfach so ändern, denk nur mal an unser aller Struggle bei der Umsetzung von Neujahrsvorsätzen), aber die für dich problematischen Eigenschaften oder Verhaltensweisen bleiben weiter bestehen, dann überleg dir, welche Konsequenzen du in Zukunft ziehen wirst und teile sie der anderen Person mit. Nicht als Ultimatum oder Erpressung, sondern als sachliche Konsequenz aus dem Verhalten deines Gegenübers. Je nach Situation kannst du an diesem Punkt auch Dritte einbeziehen, um eine Lösung zu finden, z.B. Vorgesetzte, Betriebs-/Personalräte oder Mediatoren.

Du kannst nicht kontrollieren, wie dein Gegenüber reagieren wird (es sei denn, du bist Chuck Norris, dann kannst du auch ein Happy Meal zum Weinen bringen), aber wenn du dich gut vorbereitest, respektvoll und offen ins Gespräch gehst und die acht Tipps & Formulierungen von oben beherzigst, erhöhst du die Chancen, dass dein Gegenüber dein Anliegen annehmen kann. Mit klaren, sachlichen Formulierungen, ehrlichen Fragen und der gemeinsamen Suche nach Lösungen kannst du auch unangenehme Themen erfolgreich ansprechen und die Zusammenarbeit mit deinem Gegenüber langfristig verbessern. 

Wenn du selbst vor einem schwierigen Gespräch stehst und dich (noch) nicht traust, es zu führen, dann give me a call

Du traust dich oft nicht, für dich einzustehen, und fühlst dich nicht recht ernst genommen? Schnapp dir deinen gratis Trainingsplan für mehr Durchsetzungsvermögen im Job & leg den nächsten Gang ein!

Was sind deine Erfahrungen mit schwierigen Gesprächen? Was war das Unangenehmste, das du je ansprechen musstest oder wolltest? Und ist es dir gelungen? Schreib’s mir in die Kommentare!

Dieser Artikel hat dir gefallen? Teile ihn mit anderen!

2 Kommentare zu „Wie sag ich’s bloß?! Unangenehme Themen ansprechen“

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert